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Liebe Leserin, lieber Leser!

Dr. Stefan Hagen ist als Berater und Blogger einer der Vorreiter für eine neue Generation von Projektmanagement. Am 20. Oktober veröffentlichte er in seinem Blog einen Artikel zu meinem Essay “Die Kunst der Improvisation” und der Bedeutung meiner Arbeit zum Projektmanagement. Das ist ein guter Anlass für ein paar Gedanken meinerseits über die Bedeutung einer effektiven Entscheidungskultur im Projektmanagement.

Dr. Stefan Hagen

Projekte leben, wie jede andere Arbeit auch, von erfolgreichen Entscheidungen. Das sind Entscheidungen genereller Art bei der Planung eines Projektes, beim Kick-Off, beim Verlauf und natürlich insbesondere dann, wenn Probleme auftreten. Insofern ist die Entscheidungsfähigkeit der Projektleiter und Ihrer Mitarbeiter ein kritisches Element, dass zum Erfolg eines Projektes beiträgt.

In diesem Zusammenhang ist Folgendes ausgesprochen spannend: Stefan veröffentlichte am 01. Oktober 2009 die aktuelle Studie “Ergebnisse der Projektmanagement Studie 2008 - Erfolg und Scheitern im Projektmanagement.”, die gemeinsam durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und die PA Consulting Group durchgeführt wurde.

PM Studie 2008 (GPM / PA Consulting)

Wer die Studie aufmerksam liest, findet erst auf Folie 12 die Entscheidungskompetenz des Projektleiters - aber beschränkt auf Ressourcenkonflikte! Mit Verlaub: Das halte ich für eine reichlich naive Verkürzung der Problematik. Stefan zeigt beispielsweise im seinem Blog-Artikel über die Kunst der Improvisation:

• “Projekte werden in der Praxis immer komplexer und dadurch schwerer planbar.
• Traditionelle Projektmanagement-Methoden und Ansätze gehen jedoch von einer weitgehenden, deduktiven Planbarkeit von Projekten aus. Das Problem wird erfasst, Ziele formuliert, die Projektstruktur entwickelt, Aufgaben geplant und in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und schlussendlich wird der Plan umgesetzt. Vom Groben ins Detail, nach einem logischen Schema.
• Allerdings führt dieser Planungs- und Steuerungsansatz immer häufiger in die Sackgasse. Denn der Anteil an unplanbaren und unkontrollierbaren Projektteilen steigt an.” (aus: Projektmanagement Blog, Die Kunst der Improvisation)

Also sind mindestens folgende Punkte von tragender Bedeutung:

1. Das mentale Modell der verantwortlichen Projektmanager

Es macht den ersten wichtigen Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg, ob ein PM-Manager oder -Leiter eine naive Welt- und Menschensicht hat, bei der ein triviales Maschinenmodell vorherrscht. Wer den Input kennt, kennt den Output. Das ist Nonsens. Jedes Projekt, dass an der banalen Unvorhersehbarkeit der Zukunft scheitert, wiederlegt diese sträflich naive Sicht.

Was PM-Verantwortliche brauchen ist demzufolge ein mentales Modell, dass Unvorhersehbarkeit und Nichtwissen IMMER mitdenkt! Ein Modell, das zu Bescheidenheit über die Steuerbarkeit von Projekten führt. Einer der größten psychologischen und kognitiven Gründe für Scheitern ist die zu hohe (Schein-)Gewissheit, genug zu wissen. (Das ist übrigens eine besonders dramatische Krankheit in der “Wissensgesellschaft”.)  PM-Verantwortliche brauchen “epistemische Bescheidenheit”! Sprich: Ihre Theorie darüber, wie sie die Welt um sich herum verstehen, muss davon ausgehen, dass wir weniger wissen als wir glauben und das wir mehr nicht wissen, als uns lieb ist.

2. Die Fähigkeit, professionell zu improvisieren

Wenn dann (mal wieder) ein Plan scheitert, weil die Zukunft (wieder mal) nicht korrekt vorausgesagt wurde, brauchen wir Projektmanager und -leiter, die auf hohem Niveau improvisieren können. Das setzt natürlich voraus, das Improvisation auch thematisiert und in der Konsequenz trainiert wird.

Die Grundlagen dazu gibt es in meinem Essay über die “Kunst der Improvisation”.

Darüber hinaus gibt es natürlich auch noch Entscheidungen, die sich nicht um Planungsfragen drehen. In der oben erwähnten PM-Studie kann man auch lesen, dass der drittwichtigste Grund für ein gescheitertes Projekt Politik, Bereichsegoismen und Kompetenzstreitigkeiten sind. Somit ist insbesondere der Projektleiter, aber natürlich auch alle anderen Beteiligten gefordert, diese Probleme aus dem Weg zu schaffen. Das braucht eine hervorragende Kommunikationsfähigkeit. Und was ist besonders wichtig für eine erfolgreiche Kommunikation? Eben genau wieder Intuition. Denn wann wir in der Kommunikation welches Register ziehen, steht in keinem Masterplan. Genau das erfordert ein großes Fingerspitzengefühl.

Intuition ist aber auch im Vorfeld dieser Probleme gefragt. Zum Beispiel bei der Zusammensetzung des Projektteams und beim Anlaufen des Projektes, wenn sich möglicherweise Probleme dieser Art abzeichnen, ohne dass man das bewusst rational bereits erkennen könnte.

Soweit für heute. Euch allen eine gute Zeit

Andreas Zeuch